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想借助 Google Workspace 高级功能让公司如虎添翼吗？
使用一个地址共享团队内容
需要与世界各地的团队成员共享相同的信息？请使用 Google 群组为您的团队创建电子邮件名单，以便更轻松地沟通创意和进展。然后，您可以使用群组的电子邮件地址向所有人发送状态更新和共享资源（例如 Google 日历中的团队日历和 Google 云端硬盘中的文档），而无需逐一发送电子邮件。
向群组发送电子邮件
- 在 Gmail 中，点击左侧的“写邮件”图标
。
- 在收件人旁边，只需输入群组的电子邮件地址，而无需输入每位团队成员的电子邮件地址。
创建团队日历
重要提示：您只能通过浏览器创建新日历。创建日历后，您可以在浏览器和日历应用中找到该日历。
- 在计算机上打开 Google 日历。
- 在左侧“其他日历”旁边，点击“添加其他日历”图标
创建新日历。
- 为您的日历添加名称和说明。
- 点击创建日历。
共享云端硬盘中的文件
- 在计算机上，转到 Google 云端硬盘、文档、表格或幻灯片。
- 点击您想共享的文件。
- 点击“共享”图标
。
在共享文档中集思广益
如果所有人都可以在一个地方共享信息并提供即时反馈，就能更轻松地展开讨论。请使用 Google 文档创建一个空白文档，供团队成员撰写自己的创意。请在文档中概述要收集的信息，然后与所有人共享（例如，通过您的群组电子邮件地址）。所有人可以共同实时编辑文件，在文件中聊天，并通过评论和建议获取有针对性的反馈。然后，邀请每位团队成员标记最满意的创意，得票最多的创意胜出。
创建文档
- 使用计算机访问 docs.google.com 打开 Google 文档的首页。
- 在左上角的“创建新文档”下方，点击“空白”图标
。
与群组共享内容
- 在 Google 云端硬盘中创建文件，或打开现有文档。
- 在文件中，点击共享。
- 在邀请其他人字段中输入群组的地址。
- 选择您要为群组提供的访问权限级别：可以编辑、可以评论或可以查看。
- 点击完成。
在一个地方存储集思广益文档
想要方便且安全地存储和共享您团队的讨论资源？请将所有团队文件保存在云端硬盘或共享云端硬盘的一个文件夹中，并通过群组电子邮件地址即时共享它们。如果有人进行更改，云端硬盘会向您显示更改的文件。团队成员可以随时通过任何设备安全地远程访问最新文件。
将文件添加到云端硬盘中
在计算机上，您可以通过 drive.google.com 或桌面上传文件。文件可以上传到不公开文件夹或共享文件夹。
- 在计算机上访问 drive.google.com。
- 点击左上角的新建
上传文件或上传文件夹。
- 选择您要上传的文件或文件夹。
将文件添加到共享云端硬盘
要求至少拥有贡献者权限
- 在计算机上访问 drive.google.com。
- 点击左侧的共享云端硬盘，然后双击您的某个共享云端硬盘。
- 点击左上角的新建。
- 点击您要创建或从计算机上传的文件或文件夹的类型。
您添加的任何文件都归团队所有。如果您退出共享云端硬盘，系统仍会保留您添加的文件。
与团队共享内容
- 在 Google 云端硬盘中创建文件，或打开现有文档。
- 在文件中，点击共享。
- 在邀请其他人字段中输入群组的地址。
- 选择您要为群组提供的访问权限级别：可以编辑、可以评论或可以查看。
- 点击完成。
让团队成员为会议做好准备
让您的团队成员在会议开始前预览相关文件，为讨论做好准备。在日历中向同事发送会议邀请时，您可以附加文档、电子表格、演示文稿、日程等，以便团队中的所有人都做好准备，出谋划策。
在会议邀请中附加文件
- 在计算机上打开 Google 日历。
- 创建一个新活动或打开某个现有活动。
- 在创建新活动时，点击更多选项。
- 在说明框底部，点击“添加 Google 云端硬盘附件”图标
。
- 选择 Google 云端硬盘中的现有文件。要添加计算机中的文件作为附件，请点击上传。
- 完成后，点击选择或上传。
在视频会议中讨论创意
想要与远程团队成员实时展开讨论，集思广益？您可以发起 Google Meet 视频会议。共享概述了日程内容的文档，让所有人提前做好准备。在会议期间，通过共享屏幕来展示您的创意。您还可以使用 Meet 的分组会议，将参与者分成多个小组。先让团队成员进行小组讨论，然后再重新加入原来的会议中。
提前在日历中创建分组会议
对于新会议：
- 创建新的 Google 日历活动。
- 点击添加 Google Meet 视频会议。
- 添加参与者。
- 点击“更改会议设置”图标
。
- 点击左侧的“分组会议”图标
。
- 选择分组会议数量，然后根据需要选择相应操作：
- 将参与者拖动至不同的分组会议。
- 直接在分组会议中输入参与者的姓名。
- 点击“随机分配”图标
以将参与者分配到不同的分组会议。
- 点击保存。
对于现有会议：
- 打开现有的 Google 日历活动。
- 点击“编辑活动”图标
。
- 在“活动详情”下方，点击“更改会议设置”图标
- 点击左侧的“分组会议”图标
- 选择分组会议数量，然后根据需要选择相应操作：
- 将参与者拖动至不同的分组会议。
- 直接在分组会议中输入参与者的姓名
- 点击“随机分配”图标
- 点击保存。
在视频会议期间创建分组会议
- 在计算机上发起会议。
- 点击右下方的“活动”图标
分组会议。
- 提示：为防止学生创建分组会议，管理员应确保只有教职员工拥有创建会议的权限。
- 在“分组会议”创建面板中，选择分组会议的数量。您在一次通话中可创建多达 100 个分组会议。
- 通话参与者会被分配到各个分组会议中。要手动将参与者移到不同的分组会议，您可以：
- 直接在分组会议中输入参与者的姓名。
- 将参与者的姓名拖放到其他分组会议中。
- 点击“随机分配”图标
，可将参与者随机分配到不同小组。
- 点击右下方的开设分组会议。
选出最佳创意
对讨论会中胜出的创意进行初步筛选后，让您的团队在 Google 表单调查问卷中选出最终的胜者。您可以在 Google 表单或 Google 表格中查看调查问卷的回复：内置的数据摘要和图表可让您轻松分辨出最受欢迎的创意。
创建表单或测验
- 转到 forms.google.com。
- 点击“空白表单”图标
。
- 为无标题表单命名。
在 Google 表格中查看回复
如果您将回复存储在电子表格中，Google 表格会自动将数据放入表格中。它会提供数据格式和结构。了解如何在 Google 表格中使用表格。
- 在 Google 表单中打开相应表单。
- 点击顶部的回复
- 点击右上角的“更多”图标
- 选择相应选项：
- 新建电子表格：在 Google 表格中创建电子表格。
- 选择现有电子表格：选择要将回复存储到的现有电子表格。
- 点击创建或选择。
跟踪创意和任务
通过跟踪创意和分配任务，让团队中的所有人都掌握讨论会的最新进展。在项目开始后，使用表格列出所有创意，并为团队成员分配任务。这样，每个人都可以在一个地方了解最新的概念、任务和截止日期，并可以及时收到有关新创意和时间表变更的通知。
创建项目计划
- 在 Google 云端硬盘中，点击
新建
Google 表格
- 点击无标题电子表格，然后为您的项目计划输入新标题。
- 添加各个列标题。例如，您可能是要跟踪某个项目的任务，这个时候就可以添加任务负责人、截止日期、状态和备注等列。
- 向该工作表中添加内容以跟踪项目计划。共享该工作表后，其他人也可以添加内容。
构建集思广益网站
未来想要通过更完善的方式管理基于您团队的讨论会开展的项目？借助 Google 协作平台，您可以创建专门的项目网站供团队成员随时更新动态，从而跟踪集思广益讨论内容。还可以轻松嵌入讨论文档、会议记录、项目时间表等，从而随时掌握整个项目的进展。
创建网站
- 使用电脑打开新版 Google 协作平台。
- 在顶部的创建新网站下，选择一个模板。
- 在左上角，输入您网站的名称，然后按 Enter 键。
- 向您的网站添加内容。
- 点击右上角的发布。
演示精彩的简报
想在讨论会上向团队成员演示胜出的创意？您的创意已经胜出，但需要得到外部利益相关方的认可？请使用 Google 幻灯片制作精彩的演示文稿，传递您的信息。您可以添加图形、图片、视频和链接来增强演示文稿的效果。您可以与团队分享创意，获得即时反馈。 如果您的组织有 Google Workspace 与 Gemini，您可以使用 Google 幻灯片中的 Gemini 生成幻灯片和图片。或者，您也可以使用 Google Vids 创建、编辑、更新和协作制作视频推介片。
在演示文稿中添加图片
Create images based on slide content with Gemini
- On your computer, open Google Slides.
- At the top, click Ask Gemini
.
- In the side panel, you can:
- Create an image based on a selected slide: For example, you can enter Create an image or Suggest images for this slide.
- Select a suggested prompt: Gemini in Slides might suggest images based on the content of your slides.
- Create your own prompt: For example, you can ask Create an image of a dog with glasses.
- Press Enter.
- Point to a specific image and click Insert
.
- (Optional) To send feedback about the image, click Good suggestion
or Bad suggestion
.
- You can also:
- Edit the prompt: Click Edit Prompt
.
- Generate more images: At the bottom, click Generate more
.
- Edit the prompt: Click Edit Prompt
Generate a new slide with Gemini
You can use the Gemini in Slides side panel to generate a new slide.
- On your computer, open Google Slides. New slides are generated using your current theme.
- At the top, click Ask Gemini
- In the side panel, select a prompt or create your own. To create a prompt with the name of your file, insert @ before the name. For example, Create a slide about how to optimally train for a marathon or Create a slide about @Company 2023 Goals deck.
- From the generated slide, you can:
- Get a different version: From the menu, click Retry
.
- Add the slide to your presentation: From the menu, click Insert
.
- Refine the generated slide: From the menu, click Close
. On the side panel, write a new prompt.
- Send feedback: From the menu, click Good suggestion
- Get a different version: From the menu, click Retry
Create a video with Vids
- 在电脑上打开 Google Vids。
- Choose an option:
- Help Me Create: Create a video with AI in Google Vids.
- Select a template: Build your video based on a template that you select.
- Start with a recording: Build your video with a video, audio, or screen recording.
- Upload media: Build your video by recording yourself (audio narration or a full video recording), your computer screen, or both.
“Google”、Google Workspace 以及相关标志和徽标是 Google LLC 的商标。其他所有公司名和产品名是其各自相关公司的商标。